Sie können festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter nur am
Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr starten dürfen (und wenn gewünscht auch nur dort stoppen dürfen). Und Sie können auch festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter dennoch die Stempeluhr auch im persönlichen Nutzerkonto starten/stoppen dürfen, nicht bloß am Zeiterfassungsterminal.
Damit können Sie sicherstellen, dass bestimmte Mitarbeiter die Arbeitszeiten nur Stempeln können, wenn sie sich vor Ort im Büro oder der Firma befinden - und andere Mitarbeiter auch unterwegs über das Smartphone oder einen Laptop/PC die Stempeluhr bedienen dürfen, weil sie beispielsweise im Außendienst oder im Homeoffice tätig sind.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Nutzergruppe". Klicken Sie auf den Button "
Neue Nutzergruppe erstellen" und erstellen dann eine neue
gemeinsame Nutzergruppe mit dem Namen "
Stempeluhr erlaubt" (oder ähnlich). Fügen Sie dabei dieser neuen Nutzergruppe alle Mitarbeiter hinzu, die
nicht nur über das Zeiterfassungsterminal stempeln sollen, sondern auch über die virtuelle Stempeluhr stempeln sollen.
Klicken Sie dann links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Zeiterfassung", dann auf den Reiter "
Zeiterfassungsterminal". Aktivieren Sie die Option "
Start und Ende nur im Zeiterfassungsterminal". Daraufhin erscheint die Option, um festzulegen, dass auch das Stoppen nur im Zeiterfassungsterminal erlaubt ist - diese können Sie aktivieren oder deaktivieren. Ebenso erscheint die Option "
Ausnahme für Start und Ende im Zeiterfassungsterminal". Hier wählen Sie die vorhin erstellte Nutzergruppe "
Stempeluhr erlaubt" aus. Klicken Sie dann auf den Button "
Speichern". Damit sind Sie fertig.
Damit die Mitarbeiter die Stempeluhr in eigenen Nutzerkonto verwenden können, muss die Stempeluhr aktiviert sein. Klicken Sie dazu als Admin im Timebutler links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Zeiterfassung". Stellen Sie sicher, dass die Option "
Stempeluhr" aktiviert ist. Wenn nötig, speichern Sie die Änderung per Klick auf den blauen Button "
Speichern" am Ende der Seite.
Hinweis:
Die Stempeluhr im Nutzerkonto wird für alle Nutzer mit aktivierter Zeiterfassung sichtbar sein. Wenn ein Nutzer, der nur am Zeiterfassungsterminal stempeln darf, versucht die Stempeluhr im Nutzerkonto zu starten, dann bekommt er eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und wird auf das Zeiterfassungsterminal verwiesen.
Hinweis zum Stempeln von Pausen:
Die Pausen können immer am Nutzerkonto gestempelt werden, unabhängig von der Einstellung zum Zeiterfassungsterminal. Pausen reduzieren die Arbeitszeit und somit sollte den Mitarbeitern immer die Möglichkeit gegeben sein, Pausen vollständig zu stempeln. Ein weiterer Grund für die Erlaubnis Pausen zu stempeln: wäre das Stempeln nur am Zeiterfassungsterminal am Tablet möglich, dann könnte eine Pause nur am Tablet beginnen und enden. Die Mitarbeiter beginnen und beenden Ihre Pausen aber ja nicht immer nur vor dem Zeiterfassungsterminal.
Tipp zu zukünftigen Nutzerkonten:
Sollten Sie die neu erstellte Nutzergruppe nicht zur Auswahl angezeigt bekommen, dann weil Sie die Nutzergruppe als persönliche Nutzergruppe gespeichert haben, nicht als gemeinsame Nutzergruppe. Gehen Sie dann nochmal in die Bearbeitungsmaske für die Nutzergruppen (links unten auf "Einstellungen > Nutzergruppen"), bearbeiten die Nutzergruppe und ändern diese auf "Gemeinsame Nutzergruppe".